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【完全版】簡単!請求書作成マニュアル ~個人事業主・フリーランス向け!請求書の作り方を徹底解説~

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この記事では、個人事業主・フリーランスの方向けに、「請求書」について徹底解説致します。「個人事業主・フリーランスを始めたばかりで、どう作成したらいいかわからない…」という方や、「今まで何となく請求書を作成していたけれど、改めて詳しく知りたい!」という方、必見です!

請求書って何?

請求書とは、サービスや商品を提供した際の対価として、お金を請求するための書類です。例えばあなたがフリーランスのイラストレーターの場合、「イラスト1枚いくら」「ラフ1枚いくら」など、仕事をした内容に応じた金額を請求書に記載して、お客さんに提出し、支払ってもらいます。

種類が多すぎて混乱!?請求書と他の書類との違いは?

見積書、請求書、発注書、納品書…などなど、取引で扱う書類には様々な種類があります。また、同じ役割の書類でも企業によって呼び方が異なる場合があり、混乱することも多いかもしれません。代表的な書類とその役割、必要になる順番をわかりやすくまとめると、以下の通りです。この中でも、本記事では「請求書」にフォーカスして解説していきます。

見積書発注者が受注者に対して、仕事内容の詳細、単価、数量、合計金額等を記載して発行する書類。発注者が発注するかどうかの判断材料となる。有効期限付きで発行し、発注者はその期間内であれば記載の金額で発注することが出来る。期限が切れた場合や内容を変更する際は、再発行が必要。発注書見積書の内容で依頼が確定した後、発注者が受注者に対して発行する書類。契約書の一種。見積書を元に合意を得た対応内容と、詳細な納品日などを明記する。
納品書・作業完了報告書納品書は、受注者が発注者に対して、商品を納品したことを証明するために発行する書類。作業完了報告書は、形にして納品出来ないサービスや業務について、依頼された作業が完了したことを証明する書類。業務完了届や、業務完了報告書など、様々な呼び方がある。
受領書・検収書・受領書兼検収書受領書は、発注者が受注者に対して、サービスや商品を受け取ったことを証明する書類。それに対して検収書は、納品もしくは完了されたサービスや商品について、点検作業を行い、内容・クオリティが注文した内容と相違ないことが確認できたことを、発注者が受注者に証明するための書類。2つまとめて「受領書兼検収書」として発行される場合もある。
請求書受注者が発注者に対して、サービスや商品を提供した際の対価として、お金を請求するために発行する書類。見積書や注文書と同じサービスや商品の内容・金額に加えて、締め日、支払い期日、支払い方法、振込先情報などが記載されている。
領収書・支払明細書
領収書は、入金が確認出来次第、受注者が発注者に対して発行する書類。お金を受け取ったことを証明するために発行する。支払明細書は、支払ったことを証明するために、発注者が受注者に対して発行する書類。

そもそも請求書って必要なの?

「請求書が何かはわかっているけれど、口約束で金額を決めて支払ってもらった方が簡単なのに!」と考える方も中にはいらっしゃるのではないでしょうか。

実は、請求書を発行しなくても、罰則がある訳ではありません。請求書以外に、取引内容を証明出来る書類(領収書・業務完了報告書など)があれば、支払いが行われることもあります。ただし、様々なトラブルを防ぐために、請求する側・される側両者にとって、請求書はとても重要な役割を担っています。

請求書=確実に期日までに支払ってもらうための書類

例えばあなたがお客さんに何かを納品し、口約束で支払いを頼んだとします。後日、期日を過ぎてもなかなか報酬が支払われないばかりか、「支払いの約束などしていない」と主張されたらどうでしょうか。あなたには請求したことを証明する手段がありません。

この場合、数年が経過するとお客さんへの請求は無効になり、支払の義務がなくなります。(これを「消滅時効」と言います。取引の内容によって、時効になるまでの期間は異なります。)

請求書を発行・提出した事実を立証出来れば、支払義務が時効になることはありません。こうしたトラブルを防ぎ、身を守るためにも、請求書は大切です。

請求書=税務調査の際に必要

皆さんは、「税務調査」という言葉を聞いたことはありますか?税務調査とは、国税局・国税事務所・税務署・税関などの国の機関によって行われる調査です。主に適切に税金が納付されているか、脱税の有無などを調査します。この調査は個人事業主・フリーランス・企業を問わず不定期に行われます。

その際必要になるのが、請求書を始め上記で説明したような様々な書類です。特に「支払税額控除」を受けている場合は請求書をすぐに提示出来る状態にしておく必要があります。(支払税額控除とは、売上にかかる消費税から、仕入れにかかる消費税を引いて納税すること)このように取引の内容を正確に記録し証明するためにも、請求書の発行が必要です。
請求書の作り方、記載すべき事項は?

請求書の作り方、記載すべき事項は?

請求書とは何か、その重要性など、ご理解頂けましたでしょうか。それではいよいよ本題の、請求書の作り方や記載すべき事項について、解説していきます!

請求書に記載すべき事項一覧

実際の請求書を見ながら、記載事項を確認していきましょう。
請求書
国税庁のホームページによると、請求書に記載すべき必須項目は以下の通りです。

①書類作成者の氏名または名称(法人名など)
②取引年月日
③取引内容
④取引金額(税込み)
⑤書類の交付を受ける事業者の氏名または名称(法人名など)

上記の5つが記載してあれば請求書としては問題ありませんが、スムーズにお客さんに入金してもらうためには、追加で下記の項目も明記するのが一般的です。

⑥請求者(受注者)の会社名・電話番号・住所・捺印
⑦請求書発行日
⑧請求書番号
⑨サービス・商品の単価や数量等
⑩振込先情報
⑪締め日と支払期限
⑫源泉徴収額

さらに、個人事業主・フリーランスの方の場合には源泉徴収にも注意を払う必要が
あります。
それでは各項目について、詳しく見ていきましょう!

①書類作成者の氏名または名称(法人名など)
⑥請求者(受注者)の会社名・電話番号・住所・捺印

書類作成者=請求者(受注者)、つまりあなたの名前です。法人名があればそちらも記載します。また、それに加えて電話番号・住所等の連絡先・捺印も記載するのが一般的です。捺印に用いる印鑑については、おまけで詳しく説明致します。

②取引年月日

取引が成立した日を記載します。

③取引内容

実際の取引の内容を記載します。後述する源泉徴収の対象か否かなどの判断にも影響しますので、具体的に記載することが望ましいです。

⑨サービス・商品の単価や数量等

見積書や注文書(発注書)に記載されているように、取引内容を明記します。その際、一括で記載し、合計金額のみ載せる場合もあれば、各項目ごとの単価と数量を細かに記載する場合もあります。企業によって記載内容に指定があることも多いので、お客さんに確認しながら発行を進めると良いでしょう。

④取引金額(税込み)

入金が必要な額を記載します。税抜きの金額、消費税、税込みの金額と分けてわかりやすく記します。

⑤書類の交付を受ける事業者の氏名または名称(法人名など)

書類の交付を受ける事業者=発注者、つまりお客さんです。必ず敬称を付けて記載します。受注者と同じく、氏名・法人名・電話番号・住所等の連絡先も入れましょう。

⑦請求書発行日

請求書を発行した日付を記載します。郵送した請求書がお客さんに届かない、などのトラブルがあった際、発行日がすぐにわかると便利です。

⑧請求書番号

先ほど紹介した各書類と紐づけて管理番号を付けることで、書類の管理が円滑になります。また、お客さんとやり取りを行う際、「〇〇の案件の請求書」などと曖昧に呼ぶより、管理番号で呼ぶことで明確に指定することが出来ます。

⑩振込先情報

先ほど紹介した各書類と紐づけて管理番号を付けることで、書類の管理が円滑になります。また、お客さんとやり取りを行う際、「〇〇の案件の請求書」などと曖昧に呼ぶより、管理番号で呼ぶことで明確に指定することが出来ます。

振込先情報

銀行名・支店名・口座番号など、振込に必要な情報を記載します。また、銀行振込・口座振替・クレジットカード・現金支払・代金引換など、支払方法は複数あります。あなたがどの方法で入金してもらいたいか、お客さんがどの方法を希望するのか、事前に支払方法は確認しておきましょう。

源泉徴収について

源泉徴収について

銀行名・支店名・口座番号など、振込に必要な情報を記載します。また、銀行振込・口座振替・クレジットカード・現金支払・代金引換など、支払方法は複数あります。あなたがどの方法で入金してもらいたいか、お客さんがどの方法を希望するのか、事前に支払方法は確認しておきましょう。

※国税庁のホームページには下記の通り案内があります。
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2792.htm

個人事業主やフリーランスの方は、ご自身で確定申告を行うため、その報酬が源泉徴収の対象か否かを把握しておくことが重要です。

また、請求書に源泉徴収額を記載することは必須ではありませんが、確定申告時に便
利なので、予め記載しておくことをおすすめいたします。取引先企業にとっても計算の手間が省けて親切です。

さらに、請求額を税込のみで記載した場合は、消費税を含めた全額を対象として源泉徴収額が計算されますが、消費税額が明確に区別して記載されている場合は、消費税を含まない金額が対象となりますので、請求書では「消費税額を区別して記載」を徹底される方がよいでしょう。

▼源泉徴収額の計算方法
報酬が100万円以下の場合  報酬×10.21%
報酬が100万円超の場合 (報酬-100万円)×20.42% +102,100円※端数の0.21%、0.42%は復興特別所得税です。2037年までの予定です。
※端数の0.21%、0.42%は復興特別所得税です。2037年までの予定です。

 

以上、請求書の実例を交えてご紹介しました!正しいペーパーワークで、事業の基盤を固めていきましょう!

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